ตรงกันข้ามกับหญิงสาว นายของเธอไม่ได้มีกิจกรรมอะไรหลังเลิกงาน เรื่องส่วนตัวที่เขามักจะคุยให้ฟังคือเรื่องกิน ส่วนเธอนั้นมีกิจกรรมสารพัดที่ถูกอัดใส่เวลาหลังงานจนแน่น ยังไม่นับความรับผิดชอบส่วนตัวอีก และนั่นทำให้เธอต้องทำงานให้เสร็จในเวลาเสมอ
แต่นั่นดูเหมือนจะไม่ได้ประโยชน์อะไรนัก เพราะเจ้านายที่มีเวลาเป็นอินฟินิตี้ของเธอ ผู้ใช้เวลาเรื่อยๆใน office ไปจนถึงค่ำ และต้องการให้เธออยู่คอยเพื่อตอบคำถามและช่วยงานที่เผื่อจะมี
เธอมองนาฬิกา และรู้ดีว่าวันนี้เธอต้องพลาดคลาสโยคะอีกแล้ว เช่นเดียวกับคลาสเรียนอื่นๆและการวิ่งออกกำลังที่เธอไปสายและผลัดมาเรื่อยตั้งแต่มารับงานนี้
และเธอยิ่งอารมณ์เสียหนัก เมื่อได้ยินเจ้านายคุยโทรศัพท์หัวเราะร่าเกี่ยวกับเรื่องของกินต่อท้ายเรื่องงาน..
กฏของ Parkinson หรือ Parkinson’s Law บอกว่า ถ้าเรามีเวลาทำงานเท่าไหร่ ก็จะใช้เวลาที่มีนั้นจดหมด ถึงแม้ว่า จะทำเสร็จก่อนก็ได้ก็ตาม
เมือคนเราได้เปรียบจากการมีเวลานานกว่าที่ต้องใช้ ก็มักจะใช้เวลานั้นให้หมดอยู่ดี ข้อได้เปรียบนี้จึงอาจสูญเปล่า เพราะแทนที่จะเอาไปทำงานอื่นต่อไป กลับใช้เวลามากกว่าที่ควรเป็น
Cyrill Parkinson นักประวัติศาสตร์ พบว่าจากการศึกษาการทำงานของข้าราชการอังกฤษหรือ British Civil Service ยิ่ง bureaucracy ใหญ่เท่าไหร่ ยิ่งประสิทธิภาพแย่ลงเท่านั้น ในขณะที่อาณาจักรอาณานิคมของอังกฤษกำลังล่มสลาย แต่สำนักงาน Bristish Colonial Office กลับยิ่งขยายใหญ่โต และงานที่เพิ่มขึ้นก็คืองานที่แผนกหนึ่งสร้างงานขึ้นมาเองให้กับอีกแผนกหนึ่ง วนไปวนมาอยู่อย่างนี้ โดยที่ไม่ค่อยเกี่ยวกับงานจริงอันเป็นหน้าที่ของ Colonial Office สักเท่าไหร่
Parkinson เลยเอามาเขียนบทความเชิงขบขันลงในนิตยสาร The Economist ในปี 1955 โดยมีประโยคประชดประชันเด็ดว่า “ Work expands to fill the time available for its completion” หรือ “เวลาที่ใช้ทำงานให้เสร็จจะยืดออกไปจนเต็มเวลาที่มีให้เอง”
ถึงแม้สาระสำคัญทางวิชาการจริงๆที่ Parkinson เขียนจะไม่ได้ตั้งใจให้เป็นประโยคนี้ แต่ข้อความสั้นนี้ก็กลายเป็นสิ่งที่มีชื่อเสียงที่สุดของเขาไปแล้ว เพราะมันก็เป็นความจริงอยู่ไม่น้อย
Parkinson’s Law ในชีวิตประจำวัน รวมถึงเรื่องอื่นนอกจากการทำงานด้วย โดยมักเกี่ยวกับเรื่องที่เราไม่ค่อยอยากจะทำมันเท่าไหร่ ไม่ว่าจะเป็น การลดน้ำหนัก การพยายามออกกำลัง การเตรียมงานต่างๆ การเรียนรู้การ การดูหนังสือเตรียมสอบ สารพัดสิ่งที่ไม่ได้สนุกนักแต่ก็ต้องทำ ผลคือ เรามักจะผลัดไปเรื่อยๆจนใกล้ deadline ถึงรีบปั่นให้เสร็จ
บางอย่างดูเหมือนมีเวลาเป็นอินฟินิตี้ เราก็ใช้เวลาแบบไม่จำกัดเหมือนกัน นั่นคือ ไม่เริ่มลงมือทำเสียที ซึ่งก็คือคือไม่ทำ อย่างเรื่องการจัดการกับชีวิตบางอย่าง เช่น เรื่องสุขภาพ เรื่องเงิน เพราะดูเหมือนว่ายังมีเวลาไปเรื่อยๆ
ที่จริงแล้ว ไม่ใช่ในเรื่องของเวลาเท่านั้น แต่เป็น “available space” ซึ่ง “space” เป็นได้หลายเรื่อง ตั้งแต่ เวลา ขนาด ขอบเขต พื้นที่ต่างๆ ทั้งที่จับต้องได้แบบ physical หรือ จับต้องไม่ได้แบบ conceptual
เช่น คนเรามักจะกินอาหารให้หมดจาน ไม่ว่าจานนั้นจะเล็กหรือใหญ่หรือตักอาหารมามากน้อยแค่ไหน (space คือ ขนาด) หรือ เพิ่มงานให้ลูกน้องเรื่อยๆจนกว่าจะมีสัญญาณบอกว่าเขาทำไม่ไหวแล้ว (space คือ ความสามารถของลูกน้อง) หรือ ใช้พื้นที่โต๊ะ ห้อง เต็มที่ ทั้งที่ไม่จำเป็นต้องวางของทั่วไปหมดอย่างนั้น (space คือ พื้นที่)
หรือแม้กระทั่ง space เกี่ยวกับความมั่งคั่ง เช่น คนที่บ้านมีเงิน ก็อาจไม่ขยันเพราะคิดว่ายังมีเงินใช้อยู่สบายๆ คนที่ถูกล็อตเตอรี่รางวัลที่หนึ่ง มักจะหมดตัวภายในเวลาอันสั้น เพราะหลงคิดว่า space ความมั่งคั่งมีมากเกินความจริงและใช้จ่ายเพลินหรือ หรือ ประเทศที่ร่ำรวยทรัพยากรก็อาจจะขาดวินัยทางการเงินการคลังจนเศรษฐกิจพัง อย่างที่ทางเศรษฐศาสตร์เรียกกันว่า curse of wealth หรือ คำสาปของความมั่งคั่ง
Available space ที่มีจึงอาจกลายเป็น “ทุกขลาภ” ก็ได้ ดูเหมือนจะดี แต่ยิ่งมี ยิ่งทำให้แย่ กว่าจะรู้ตัวก็อาจสายไปเสียแล้ว
นักจิตวิทยาบอกว่าการมี space เหลือเฟือทำให้ไม่เกิดแรงจูงใจในการปฏิบัติ เกิดความประมาทและเบื่อหน่าย ประเพณี “ลากงานไปเลิกช้า” หรือกลับบ้านช้า ก็เป็นปัญหาของการพยายามสร้าง space ของเวลา ให้ยืดยาวออกไป ผลคือ คนทำงานให้ช้าลงเพื่อจะได้มีอะไรทำตอนค่ำ
นอกจากนั้น เรามักคาดหมายเวลาที่จะใช้มากเกินไปสำหรับเรื่องสั้นๆ และคาดหมายเวลาน้อยไปสำหรับเรื่องยาวๆ จึงไม่น่าประหลาดใจว่า เรามักประชุมกันนานเกินควร ทั้งที่สรุปให้กระชับก็ได้ แต่พอเป็นเรื่องงาน project กลับล่าช้าไม่เคยเสร็จตามที่กำหนด
ส่วนนักเศรษฐศาสตร์บอกว่า space ที่มีมากเกินความจำเป็น จะทำให้คนเราตัดสินใจแบบไม่ optimal หรือไม่มีประสิทธิภาพ ถือเป็นการใช้ทรัพยากรอย่างสิ้นเปลือง ส่วนนักวิชาการด้านบริหารชี้ว่า การมี space มากไป ทำให้เกิดค่านิยมผิดๆว่า ทำงานเยอะๆ ดีกว่าทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้เกิดการแข่งขันให้ดูขยัน เช่นทำตัวให้วุ่นทั้งวัน แต่ได้งานออกมานิดเดียว
ตรงกันข้ามกับเมื่อมี space น้อย คนจะเกิดแรงจูงใจ กระตือรือร้น ตั้งใจทำให้เสร็จ และเอาใจใส่กับเวลาที่เหลืออยู่ ไป focus ที่เนื้อๆ
นักการตลาดรู้ดีว่า แค่กำหนดเวลาโปรโมชั่นหรือช่วง sales สั้นๆ ก็บีบคนให้ตัดสินใจซื้อของง่ายขึ้น คนที่มีเวลาอยู่ด้วยกันน้อย ก็มักจะหลีกเลี่ยงการทะเลาะ มองข้ามเรื่องจุกจิก และพยายามใช้เวลาสั้นๆนั้นให้ดีที่สุด
นักเขียนรู้ดีว่า เวลาส่วนใหญ่หมดไปกับการสร้างแรงบันดาลใจ แต่ถ้าหากมี deadline วันนี้ละก็ สามารถลงมือเขียนได้ทันที
งานศึกษาหลายชิ้นบอกว่า คนที่ผ่านอายุ 60 ขึ้นไปจะมีความสุขในชีวิตมากขึ้นเรื่อยๆ จนแซงความสุขของคนในวัยรุ่น สาเหตุอย่างหนึ่งสันนิษฐานว่า เรารู้ดีว่าเวลาเหลือน้อยลง จึงใช้เวลาเท่าทีมีอยู่ให้คุ้มที่สุด และมองโลกในแง่ดีเท่าที่จะเป็นไปได้ เช่นเดียวกับคนป่วยโรคร้าย ที่สามารถเปลี่ยนมุมมองของชีวิตได้อย่างน่าทึ่ง
นั่นหมายความว่า หากเรามี space มากๆ เราอาจกำลังใช้ชีวิตอย่างไม่คุ้ม เสียเวลาไปโดยไร้ประโยชน์ และที่สำคัญ เราอาจกำลังใช้ชีวิตอย่างเสี่ยงกว่าที่คิด เพราะ space ที่มีในวันนี้ อาจหายไปในวันข้างหน้าโดยไม่รู้ตัว เช่น เราอาจคิดว่ามีเวลาเตรียม presentation 1 สัปดาห์ ก็เลยรอไว้ทำสองวันสุดท้าย แต่ถ้าเกิดมีเรื่องสำคัญอย่างไม่คาดฝันเข้ามาแทรกในสองวันนี้ งานทั้งหมดก็จะออกมาอย่างด้อยคุณภาพ หรือไม่เสร็จเลยก็ได้
นั่นคือ space ที่เราเป็นเจ้าของ กลับกลายมาเป็นนายเรา เพราะ เราปล่อยให้ space มากำหนดชีวิต แทนที่เราจะเป็นผู้กำหนด space เสียเองแต่แรก
ด้วยเหตุนี้ การบริหารจัดการ space ถึงมีความหมายขึ้นมา โดยการจัดปรับ space ในมิติต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น เวลาที่มี ทัศนะเรื่องเงิน ให้จำกัดขึ้น และนี่อาจจะเป็น key สำคัญในการจัดการชีวิตที่มักถูกมองข้าม แค่ขีดเส้นตายของ space โดยเฉพาะกับเวลา อะไรๆหลายอย่างในชีวิตก็จะเปลี่ยนไปอย่างมากมาย
บางคนบอกว่า การจัดการ space ก็คือการผลักดันให้ดำเนินชีวิตแบบ “minimalist” นั่นเอง เพราะ concept ของ minimalist คือ ใช้ชีวิตให้คุ้มค่าไปกับสิ่งที่เราคิดว่าสำคัญที่สุด ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป ซึ่งก็คือกำจัด space ที่ไม่จำเป็นออกไป
แน่นอนว่า เพื่อจำกัด space อยู่ดีๆเราคงไม่ไปทำลายเวลาหรือเงินทองที่มีอยู่ แต่เราสามารถสร้าง “virtual space” หรือ ตีกรอบขีดเส้นจำกัด space ขึ้นมาเองได้ อย่างเช่นวิธี “Pomodoro techique”
Pomodoro (ชื่อมาจาก timer จับเวลารูปมะเขือเทศที่ใช้ในครัว) เป็นวิธีที่ตัดแบ่งเวลายาวให้เป็นเวลาสั้นๆ โดยจำกัดเวลาแต่ในการทำงานให้สั้น เช่น แค่ 25 นาที และพัก 3-5 นาที จากนั้นทำงานต่อ ความคิดของวิธีนี้ก็คือ กรอบของเวลาสั้นๆ จะทำให้คนสามารถ focus ได้ดีกว่าเวลายาวมาก
Concept ของ Pomodoro technique สามารถนำมาประยุกต์กับชีวิตได้ เช่น ตกลงกับตัวเองว่า ถึงแม้มีเวลาทั้งวัน ก็จะแบ่งเวลาให้กับงานนี้แค่ช่วงละ 2 ชั่วโมงแล้วไปทำอย่างอื่น จากนั้นอาจกลับมาทำต่อถ้างานยังไม่เสร็จ
การแบ่งเวลาเป็นช่วงสั้นเช่นนี้ ยังมีผลทางจิตวิทยาในการ feedback อีกด้วย เพราะเราจะทบทวนผลงานที่ทำไปในตามช่วงเวลาสั้นนี้ ทำให้เกิดการ feedback ที่ถี่และเร็ว ส่งผลให้เกิดการปรับแก้ไข update งานฉับไว ผลลัพธ์ที่ได้ คืองานที่มักมีคุณภาพที่ดีกว่า จากการเสียเวลาที่น้อยกว่า สามารถปลดปล่อยเวลาที่เหลือไปยังเรื่องอื่น และทำให้ชีวิต fufil มากกว่าเดิม
นอกจากเรื่องเวลา การจัดการกับ space ที่เป็นพื้นที่ก็สามารถเปลี่ยนแปลงชีวิตได้ คนที่มีที่อยู่อาศัยไม่ใหญ่นัก มักจะเกิดแรงผลักดันทำให้ต้องหาเรื่องออกนอกบ้าน ไปทำกิจกรรมต่างๆ จนได้ประสบการณ์ใหม่กลับมา ความคิดนี้ทำให้บริษัทอย่าง Adobe ออกแบบเนื้อที่ office ให้มีเพียง 15% โดยเผื่อพื้นที่สำหรับพนักงานทำกิจกรรมเช่น fitness, basketball court, โต๊ะ pool, มุมกาแฟและอาหาร ถึง 85% โดยต้องการผลักดันให้พนักงานออกจาก office มาข้างนอกเพื่อพบปะผู้คนและเกิดการสื่อสารมีไอเดียแลกเปลี่ยนกัน
ความรู้สึกว่าตนเอง มีเงิน มีความรู้ ก็เช่นกัน ถ้าเราเปลี่ยนทัศนะ ไม่ให้ความสำคัญมากมาย ก็จะทำให้เรายังพยายามขวนขวายหาเงินหรือความรู้มาเพิ่มเติมอยู่เสมอ บทความใน Harvard Business Review “Why Innovators Love Constraints” เล่าว่า คนที่มีข้อจำกัดทางการเงินไม่สามารถหาแหล่งเงินทุนได้ง่าย มักจะเลี่ยงไปใช้วิธีแลกเปลี่ยนผลประโยชน์ หรือ barter แทน ทำให้เกิดการร่วมมือกันในธุรกิจ เกิดเป็น network ขึ้นมา ซึ่งหากคนทีหากเงินทุนได้ง่าย ก็อาจจะพลาดโอกาสนี้ ดังนั้น ธุรกิจที่ established แล้วบางทีคิดอย่าง startup บ้างก็ได้
การ “แกล้งเสียเปรียบ เพื่อให้ได้เปรียบ” จึงเป็นกลยุทธ์สำคัญยิ่ง ในการทำงาน และการดำเนินชีวิต เพราะนอกจากทำให้เราสามารถเอา space เหล่านั้นมาใช้อย่างมีประสิทธิภาพจริงๆแล้ว แทนที่จะใช้มันจดหมด ยังเปลี่ยน space ที่เหลือเป็น buffer เพื่อลดความเสี่ยงจากความไม่แน่นอนได้อีกด้วย
แกล้งเสียเปรียบในวันนี้ จึงทำให้ได้เปรียบในวันหน้า ไม่เช่นนั้น ในวันหน้า เราอาจจะเสียเปรียบเข้าจริงๆ
